Die 10 wichtigsten IT-Kennzahlen für EntscheiderInnen in KMU
Jan 22, 2026In kleinen und mittleren Unternehmen ist die IT längst mehr als nur ein unterstützender Bereich. Sie bildet die Grundlage für effiziente Prozesse, sichere Datenverarbeitung und stabile Geschäftsabläufe. Um diese Rolle sinnvoll steuern zu können, benötigen GeschäftsführerInnen und IT-EntscheiderInnen belastbare Entscheidungsgrundlagen. Einzelne Störmeldungen oder subjektive Eindrücke reichen dafür nicht aus.
IT-Kennzahlen schaffen Transparenz. Sie machen Leistung, Kosten, Risiken und Entwicklung der IT messbar und vergleichbar. Dieser Beitrag stellt zehn zentrale IT-Kennzahlen vor, die insbesondere für EntscheiderInnen in KMU relevant sind.
1. Systemverfügbarkeit
Die Systemverfügbarkeit gibt an, wie zuverlässig geschäftskritische Anwendungen wie ERP-, CRM- oder E-Mail-Systeme erreichbar sind. Sie wird üblicherweise in Prozent gemessen.
Warum sie relevant ist:
Eine hohe Verfügbarkeit ist Voraussetzung für reibungslose Geschäftsprozesse. Häufige oder längere Ausfälle wirken sich direkt auf Produktivität und Kundenzufriedenheit aus.
2. Ausfallzeit (Downtime)
Ergänzend zur Verfügbarkeit betrachtet die Downtime die tatsächliche Dauer von Systemausfällen innerhalb eines definierten Zeitraums.
Warum sie relevant ist:
Nicht nur ob ein System ausfällt, sondern wie lange, entscheidet über die wirtschaftlichen Auswirkungen eines IT-Problems.
3. Reaktions- und Lösungszeit bei IT-Störungen
Diese Kennzahlen messen, wie schnell auf eine Störung reagiert wird und wie lange es dauert, bis sie vollständig behoben ist.
Warum sie relevant sind:
Kurze Reaktions- und Lösungszeiten reduzieren Stillstand, Frustration bei Mitarbeitenden und Folgekosten.
4. IT-Kosten pro MitarbeiterIn
Diese Kennzahl setzt die gesamten IT-Ausgaben ins Verhältnis zur Anzahl der Mitarbeitenden.
Warum sie relevant ist:
Sie ermöglicht eine bessere Einordnung von IT-Kosten und unterstützt die Bewertung von Effizienz und Wirtschaftlichkeit.
5. IT-Budgetanteil am Gesamtbudget
Der Anteil der IT-Ausgaben am Gesamtbudget zeigt, welchen Stellenwert IT im Unternehmen einnimmt.
Warum sie relevant ist:
Ein zu niedriger Anteil kann auf Investitionsstau hindeuten, ein zu hoher auf ineffiziente Strukturen oder fehlende Priorisierung.
6. Projekt-ROI (Return on Investment)
Der Projekt-ROI bewertet den wirtschaftlichen Nutzen von IT-Projekten im Verhältnis zu ihren Kosten.
Warum sie relevant ist:
Diese Kennzahl hilft dabei, Investitionen zu bewerten, Projekte zu priorisieren und zukünftige Entscheidungen faktenbasiert zu treffen.
7. Anzahl kritischer Sicherheitsvorfälle
Hierzu zählen sicherheitsrelevante Ereignisse wie Malware-Infektionen, erfolgreiche Phishing-Angriffe oder unautorisierte Zugriffe.
Warum sie relevant ist:
Eine steigende Anzahl weist auf Schwachstellen in der IT-Sicherheitsstrategie oder im Nutzerverhalten hin.
8. Patch- und Update-Status
Der Patch-Status zeigt, wie aktuell Betriebssysteme, Anwendungen und sicherheitsrelevante Komponenten sind.
Warum sie relevant ist:
Ungepatchte Systeme zählen zu den häufigsten Ursachen erfolgreicher Cyberangriffe.
9. Nutzerzufriedenheit
Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit der IT lässt sich über Umfragen, Feedbacksysteme oder Support-Bewertungen erfassen.
Warum sie relevant ist:
Unzufriedenheit deutet häufig auf strukturelle Probleme hin, etwa instabile Systeme, komplizierte Prozesse oder unzureichende Unterstützung.
10. Automatisierungs- und Innovationsgrad
Diese Kennzahl betrachtet, wie viele Prozesse automatisiert sind und wie regelmäßig neue IT-Lösungen oder Technologien eingeführt werden.
Warum sie relevant ist:
Ein hoher Automatisierungs- und Innovationsgrad spricht für Effizienz, Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit der IT.
Fazit: IT gezielt steuern statt nur reagieren
IT-Kennzahlen sind keine abstrakten Zahlen, sondern strategische Steuerungsinstrumente. Sie helfen EntscheiderInnen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen, Kosten realistisch einzuordnen und die IT systematisch weiterzuentwickeln.
Wer seine IT anhand klar definierter Kennzahlen betrachtet, verlässt sich weniger auf Bauchgefühl und trifft fundiertere, nachhaltigere Entscheidungen – ein entscheidender Vorteil für KMU in einem zunehmend digitalen Umfeld.
